Zatrudnianie pracowników w UK

Wiele naszych czytelników jest zainteresowana prowadzeniem własnej działalności gospodarczej w UK. Bardzo ważnym aspektem rozwoju biznesu jest zatrudnianie pracowników. W tym artykule wyjaśnimy, jak wygląda kwestia zatrudniania w UK od strony prawnej.

Własna działalność gospodarcza to naprawdę fascynujący temat – bycie właścicielem firmy daje wiele możliwości rozwoju i może pomóc w szybszym osiągnięciu wolności finansowej. Aby móc prowadzić działalności legalnie i rentownie, należy zapoznać się z systemem podatkowym oraz prawem, jakie funkcjonuje wokół firm i spółek w Wielkiej Brytanii. Na naszym blogu znajdziecie wiele takich wpisów, a w dzisiejszym skupimy się na temacie zatrudniania.

Jakie wymogi trzeba spełnić aby zatrudniać pracowników?

Najważniejszym krokiem, jaki musisz podjąć, aby móc zacząć zatrudniać pracowników, jest rejestracja jako pracodawca w HMRC. Ten aspekt, jak i każdy inny nie rożni się znacząco w zależności od formy prowadzonego biznesu – jeśli jesteś samozatrudniony, rejestrujesz swoje nazwisko, a jeśli jesteś właścicielem spółki LTD, zapisujesz spółkę. Nie da się ukryć, że w większości przypadków cała procedura zacznie się szybciej przy spółce LTD – jako dyrektor jesteś również jej pracownikiem, a jeśli chcesz pobierać wynagrodzenie w formie pensji (co do pewnej kwoty jest zalecane), spółka musi być zarejestrowana jako pracodawca.

Rejestracji trzeba dokonać co najmniej 2 tygodnie przed pierwszą wypłatą wynagrodzenia. Po rejestracji otrzymasz PAYE reference i Accounts Office reference – są to dwa numery, które będą potrzebne do wypłacania wynagrodzeń w systemie PAYE.

System PAYE

System PAYE to system podatkowy dla pracowników w Wielkiej Brytanii. Cały mechanizm skonstruowany jest w taki sposób, aby pracownik nie musiał troszczyć się o podatki. To właśnie pracodawca jest odpowiedzialny za odprowadzanie Income Tax oraz składek National Insurance za pracownika. Nie ma się jednak o co bać, ponieważ w tym celu korzysta się z nowoczesnych oprogramowań, które obliczają odpowiednie kwoty oraz wysyłają informację (RTI) prosto do HMRC. Po odpowiednim rozeznaniu się w wybranym przez siebie oprogramowaniu, czas jaki trzeba poświęcać na kwestie podatkowe pracowników jest minimalny.

Jaką dokumentację trzeba prowadzić?

Jako pracodawca masz obowiązek przetrzymywać większość dokumentów związaną z zatrudnieniem każdego z pracowników. Minimalny czas, przez jaki musisz posiadać te dokumenty to 3 lata od zakończenia zatrudnienia w przypadku działalności jako Sole Trader lub 6 lat w przypadku spółki LTD. Pamiętaj, że nawet jeśli zamkniesz działalność, masz obowiązek posiadać dokumentację przez ten czas. Do takich dokumentów należą:

• Umowy o pracę;
• Listy płac – szczegółowe zapisy dotyczące wysokości i dat wynagrodzeń;
• Potwierdzenia wypłat wynagrodzeń – na przykład wyciągi z konta;
• Potwierdzenia opłacania składek National Insurance;
• Dokumenty związane z odprowadzaniem Income Tax z pensji pracowników;
• Szczegółowa dokumentacja związana z czasem pracy pracowników – zawierająca każdy urlop, zwolnienie oraz nadgodziny;
• Dokumenty potwierdzające nieobecności w pracy.

Papierologia ma to do siebie, że zazwyczaj jest jej dużo :) – dlatego w praktyce lepiej nie zastanawiać się za każdym razem czy któryś z dokumentów trzeba zachować czy nie. Najlepiej jest zapisać pełną dokumentację i nie usuwać jej przez dłuższy czas. W razie jakichkolwiek odwiedzin urzędników, będziesz miał pewność że posiadasz wszystkie potrzebne dokumenty.

Pamiętaj również o wystawianiu odpowiednich dokumentów. Do najważniejszych należą:

• P60 – wystawiany po zakończeniu roku podatkowego;
• P45 – wystawiany po zakończeniu zatrudnienia;
• Ewidencja czasu pracy, urlopów i płac – muszą być prowadzone na bieżąco.

Podstawowe prawa pracownika

Lista wszystkich praw, które przysługują pracownikom w UK jest bardzo długa, a pełne jej opracowanie byłoby bardzo trudne z uwagi na różnice w prawach przysługujących różnym typom pracowników. Bardzo dobre i treściwe artykuły napisane są na blogu biura księgowego Falcon Accountancy, więc jeśli chcesz zgłębić temat jeszcze bardziej, z przyjemnością odsyłam na do tych wpisów.

Tymczasem my wyjaśnimy te najbardziej podstawowe prawa, o których każdy pracodawca powinien wiedzieć:

• Przestrzeganie minimalnej stawki krajowej – jako pracodawca nie możesz oferować godzinnego wynagrodzenia mniejszego niż minimalna stawka krajowa. Jej wysokość zależy od wieku pracownika i zmienia się z każdym rokiem podatkowym. Aktualnie stawki prezentują się następująco:

• Dostarczenie warunków zatrudnienia – Tutaj kwestia jest ciekawa, bo aspekt prawny dotyczący umów o pracę w UK może być mylący. Teoretycznie, w Wielkiej Brytanii nie trzeba podpisywać umowy o pracę, ponieważ umowa słowna również jest wiążąca. Z drugiej strony w brytyjskim prawie jest wymóg dostarczenia warunków zatrudnienia w pisemnej formie, najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy. Nie jest to więc jako taka umowa o pracę, ale dokument, który określa warunki zatrudnienia;
• Wydanie płatnego urlopu – w UK pracownikowi przysługuje minimum 28 dni płatnego urlopu rocznie;
• Wypłata wynagrodzenia zgodnie z harmonogramem – w warunkach zatrudnienia musisz określić harmonogram wypłat i się go trzymać;
• Równe traktowanie – bardzo ważnym prawem pracownika jest prawo do równego traktowania, nie zależne od jego pochodzenia, płci, rasy lub orientacji seksualnej;
• Przestrzeganie przepisów dotyczących czasu pracy – możesz się z nimi zapoznać na stronie rządowej.

Auto-Enrolment

Jeśli pracowałeś na umowie o pracę w UK, prawdopodobnie już spotkałeś się z tzw. Auto-Enrolment, czyli programem emerytur pracowniczych. Każdy pracodawca w UK ma obowiązek brać to pod uwagę i zapisywać swoich pracowników do programu. Generalna zasada jest taka, że automatycznie zapisani muszą zostać pracownicy, którzy mają co najmniej 21 lat i zarabiają minimum £10,000 rocznie. Niespełnienie tych warunków wcale nie oznacza, że ktoś się nie kwalifikuje – po prostu musi sam poprosić pracodawcę, aby zapisał go do programu.

Rządowi bardzo zależy, aby ludzie korzystali z programu, dlatego wprowadził przepis, że nawet jeśli ktoś się wypiszę, należy go ponownie zapisywać do programu co trzy lata. Łączna składka to 8% pensji brutto, z czego 5% pokrywa pracownik, a minimum 3% – pracodawca. Jeśli nie wiesz jak zapisać się do Auto-Enrolment, jest to dobrze wytłumaczone w tym artykule.

Ubezpieczenie pracodawcy

Zostając pracodawcą, nie można zapomnieć o ubezpieczeniu. Mowa tutaj o Employer’s Liability Insurance, czyli obowiązkowym w UK ubezpieczeniem dla każdego pracodawcy. Chroni ono przed każdym wypadkiem w miejscu pracy lub chorobą pracownika spowodowaną przez pracę. Polisę trzeba wykupić od ubezpieczyciela autoryzowanego przez FCA (Financial Conduct Authority), czyli organ nadzoru finansowego, a suma gwarancyjna musi wynosić co najmniej 5 milionów funtów. Ubezpieczenie się jest bardzo ważne, ponieważ kary przewidziane za zatrudnianie pracownika bez wykupionej polisy są olbrzymie – nawet £2,500 za jeden dzień pracy.

Sprawdzenie legalności zatrudnienia – Right to Work Check

Ostatnią kwestią, jaką omówimy w tym artykule jest przeprowadzenie tzw. Right to Work Check. Jest to obowiązek każdego pracodawcy i ma na celu upewnienie się, że osoba, którą zatrudnia ma prawo do pracy w Wielkiej Brytanii.

Z reguły robi się to na 2 sposoby:

• Jeśli ktoś jest obywatelem UK, oznacza że może pracować – należy sprawdzić tylko paszport lub dowód osobisty;
• Sprawa ma się inaczej z obywatelami innych krajów – mają prawo do pracy jedynie, kiedy posiadają status w programie EU Settlement Scheme lub wizę pracowniczą. To można sprawdzić w systemie Home Office. Poproś potencjalnego pracownika o wygenerowanie share code na stronie rządowej i wpisz go tutaj.

Zrób kopię każdego dokumentu na wypadek kontroli i trzymaj je co najmniej 2 lata po zakończeniu zatrudnienia. Jeśli okaże się, że osoba jest zatrudniona nielegalnie, potrzebujesz dowodu, że przeprowadziłeś kontrolę – inaczej możesz dostać aż do £20,000 grzywny!

Podsumowanie

Mamy nadzieję, że temat zostania pracodawcą w UK jest trochę bardziej przejrzysty po przeczytaniu tego artykułu. Oczywiście, wszystkich szczegółów nie da się opisać w jednym wpisie, dlatego jeśli chcesz bardziej zgłębić temat, polecam zacząć od artykułu, do którego odsyłałem wyżej. Jeśli masz jakieś pytania związane z tym tematem lub chciałbyś abyśmy wytłumaczyli bardziej szczegółowo jakiś jego aspekt, zapraszam do skorzystania z sekcji komentarzy pod spodem :)