W dzisiejszym wpisie dowiesz się jak korzystać z InvoiceOcean*, programu do tworzenia faktur w UK.
Prowadząc działalność gospodarczą w UK, często wystawiamy faktury i w dzisiejszym wpisie zaprezentuję program, który nam w tym pomoże.
Wiele samozatrudnionych w UK osób korzysta w takiej sytuacji z tzw. 'Invoice book’. Jest to prosta książeczka, której strony są czystymi, gotowymi wypełnienia fakturami.
Rozwiązanie to się sprawdzało. Sądzę jednak, że korzystanie z wersji elektronicznej jest lepsze. Korzystając z programu do wystawiania invoice mamy więcej opcji. Możemy np. obok samych faktur tworzyć wyceny, wszystkie dokumenty są bezpiecznie przechowywane i w każdej chwili dostępne, możemy dokumenty wysyłać mailem, itp.
Wysyłanie klientom ładnych faktur świadczy też o profesjonalizmie firmy i poprawia jej wizerunek. Słowem, sądzę, że warto przynajmniej spróbować i jeśli rozwiązanie to się sprawdzi, przejść na wersję elektroniczną.
Na rynku jest oczywiście sporo rozwiązań, ale dzisiaj chciałbym zwrócić waszą uwagę na program InvoiceOcean. Aplikacja została stworzona przez firmę z Warszawy (polska wersja programu to Fakturownia.pl) i jest w dalszym ciągu rozwiązania.
InvoiceOcean jest zaawansowanym narzędziem księgowym i wspomaga prowadzenie księgowości w małych, średnich i dużych firmach. Program oferuje naprawdę masę opcji, między innymi: tworzenie faktur, wycen, not kredytowych, wydatków, różnego typu raportów. Możemy tworzyć faktury w różnych językach i walutach, kontaktować się z naszymi klientami bezpośrednio za pośrednictwem aplikacji. Możemy zintegrować system księgowy z bankiem, magazynem i płatnościami.
Jak wspomniałem, jest to naprawdę elastyczne narzędzie, ale dzisiaj zacznijmy od kwestii zupełnie podstawowej, od stworzenia pierwszej faktury.
Jak korzystać z InvoiceOcean?
Wejdź na stronę Online invoicing software, kliknij przycisk 'Try for free’ i wpisz maila oraz hasło.
W drugim kroku wpisz nazwę użytkownika, najlepiej nazwę firmy.
To wszystko, zostaniesz automatycznie zalogowany i będziemy mogli tworzyć pierwsze dokumenty.
Jak stworzyć pierwszą fakturę?
Kliknij w przycisk 'Invoice’ 🙂
Otworzy się większy formularz faktury, który będziemy musieli uzupełnić. Program ma wbudowanych kilka ciekawych opcji, które ułatwią nam pracę. Jeśli chodzi o numerację faktur, system będzie automatycznie wybierał kolejny numer faktury zgodnie z przyjętym formatem.
Domyślna opcja to kolejne numery począwszy od 1, ale możemy wybrać inny format przechodząc do Settings > Account settings > Numbering format.
Ja zdecydowałem się na zmianę formatu faktury na Rok/numer, czyli dzisiejsza faktura będzie miała format 2021/1 a kolejna 2021/2.
Tuż obok, określamy datę dokumentu. Automatycznie będzie zaznaczona dzisiejsza, ale możemy również wybrać datę przeszłą lub przyszłą.
OK, czas na określenie sprzedawcy (Seller) i kupującego (Buyer), czyli klienta firmy. Dla potrzeb tego artykułu załóżmy, że jestem osobą samozatrudnioną i wykonuję prostą usługę dla klienta, który jest osobą prywatną. Uzupełniam więc pola w następujący sposób:
Tworzenie kolejnych faktur będzie łatwiejsze, ponieważ program zapamięta dane sprzedawcy i klienta. Dane sprzedawcy będą automatycznie uzupełnione, natomiast każdy nowy klient trafia do bazy danych i przy ponownej usłudze będzie go można łatwo wybrać z listy.
Przejdźmy teraz do opisania tego, czego dotyczy ta faktura. Załóżmy, że moja mała firma świadczy usługi ogrodnicze i chodzi o strzeżenie trawnika. Wpisuję nazwę usługi, ilość (Quantity) oraz cenę (Unit net price).
Nie będąc płatnikiem VAT-u, wyłączam (Disable) oznaczenie tego podatku. Nie dodaję też żadnego upustu (add Discount).
Na koniec muszę jeszcze określić, w jaki sposób i kiedy chcę otrzymać pieniądze (Payment type i Due date). Powiedzmy, że chcę, aby mój klient przelał mi pieniądze na konto (Transfer) i zrobił to jak najszybciej (immediately).
InvoiceOcean jest narzędziem bardzo elastycznym i wśród opcji odnajdziemy jeszcze Status faktury (możemy np. wskazać, że faktura została już opłacona), pola do podpisu Sprzedawcy i Kupującego, informacje dotyczące waluty, dodatkowe parametry pomocne przy drukowaniu faktury, etc.
Jednak nie ma potrzeby, aby moja firma korzystała z tych opcji i w tym wypadku ograniczę się do podstawowych informacji. Umieszczę jednak małą notkę, krótkie podziękowanie klientowi za skorzystanie z usługi. W polu Notes wpisuje więc „Thank you for your business John!”
Klikam przycisk 'Save’ i zapisuję dokument.
Jak widzimy, faktura jest zapisana i możemy zobaczyć cały dokument. Jeżeli popełniliśmy jakiś błąd, chcemy coś dopisać, etc, możemy nadal fakturę edytować (Edit).
W sumie jestem zadowolony z faktury, ale nie widzę na dokumencie logo mojej firmy. Myślę, że warto umieścić logo, to miły akcent świadczący o profesjonalizmie firmy.
Klikam w przycisk 'Add logo’ i wybieram plik z mojego komputera.
Much better 🙂
Taką gotową fakturę możemy wydrukować, pobrać w formacie PDF lub wysłać bezpośrednio do klienta. Myślę, że ta ostatnia opcja jest w moim wypadku najbardziej wskazana. Klikam przycisk 'Send’ o góry strony i w formularzu mailowym wpisuję adres klienta i zaznaczam opcję wysłania dokumentu w załączniku:
Klikam przycisk 'Send’ i po kilku sekundach klient otrzymuje maila z fakturą. Wszystkie stworzone faktury są widoczne po wybraniu Income > Invoice z górnego menu.
Jak widzimy, stworzenie faktury w UK jest bardzo łatwe i trwa zaledwie kilka minut. Co więcej, system zapamiętał niektóre informacje i tworzenie kolejnych dokumentów będzie jeszcze łatwiejsze.
Ile kosztuje korzystanie z InvoiceOcean?
InvoiceOcean w zależności od potrzeb naszej firmy oferuje kilka pakietów. Jeżeli nasze potrzeby są ograniczone i tworzymy do 3 faktur w miesiącu, możemy korzystać z programu za darmo. Pakiet Basic dla osób samozatrudnionych (freelancers, drobni przedsiębiorcy, niewielkie sartups) kosztuje £5.59 miesięcznie.
Większe firmy mogą skorzystać z pakietów Professional i Enterprise za odpowiednio £10.39 i £19.99 miesięcznie.
Bez względu na to, który pakiet ostatecznie wybierzemy, możemy przetestować InvoiceOcean w ciągu pierwszych 30 dni za darmo. Sądzę, że zdecydowanie warto to zrobić.
Mam nadzieję, że informacje z artykułu okażą się przydatne i choć odrobinę pomogą Wam w prowadzeniu biznesu w UK. Jak zawsze zachęcam do komentowania artykułu i zadawania pytań.